摘要：从询盘邮件到定金、发货与尾款，按美国商务部国际贸易署对 Incoterms 的公开说明，以及形式发票与商业发票在实务中的分工，整理一封可核对的节点清单。不写行情；收款工具只放官网普通链接。
依据：U.S. International Trade Administration《Know Your Incoterms》（Incoterms® 2020 为 ICC 发布的 11 条规则；页面说明 Incoterms 不规定付款方式与付款时点）；形式发票（Proforma Invoice）与商业发票在出口单证教学与海关口径中的常见分工（形式发票多用于成交前确认与买方办证/购汇，报关结汇以实际发货的商业发票等为准）。查询日期：2026-10-28（北京时间）。具体合同、信用证与外汇申报以你签约文本、银行与主管机关要求为准。本文只放官网普通链接（
affiliate_later）。不构成法律、税务或外汇建议。
海外客户先发询盘、再要报价、再谈定金。卡壳往往不在「会不会写英文」，而在节点没写死：形式发票（PI）里有没有贸易术语与付款触发条件；定金到了没有可核对手据；尾款是见提单副本付，还是装船前付清。商业发票字段清单见海外客户开发票；平台型回款费率比较见跨境电商平台回款。本文按「邮件询盘 → PI → 定金 → 备货发货 → 尾款 → 商业发票」把节点拆开。
一、询盘邮件：先收回能报价的信息
客户只说 “pls quote” 时，回一封把缺口问全，比直接甩低价更稳。建议在回复里逐项请对方确认：
| 核对项 | 为什么要问 |
|---|---|
| 品名、规格、材质、认证 | 避免报错型号后改价扯皮 |
| 数量与是否允许分批 | 影响单价、交期、运费 |
| 目的国 / 港口或地址 | 运费与清关责任取决于贸易术语 |
| 目标贸易术语（如 FOB / CIF / FCA） | 见下一节；没谈清等于运费与风险边界不清 |
| 期望交期、样品是否已确认 | 交期起算点要写进 PI |
| 付款意向（T/T 比例、是否 L/C） | 定金与尾款节点写进 PI / 合同 |
新客户大额单，除 PI 外尽量再签销售合同（质量、违约、争议解决、适用法律）。只靠一页 PI 应付货损、延期时，证据往往不够。
二、形式发票（PI）要写清什么
形式发票样式接近商业发票，但用途偏「成交前确认」：报价、锁定主要条款，方便买方申请进口许可或购汇。实务里常在备注区加交货期、付款比例、有效期。它一般不能代替装运后用于报关结汇的商业发票。
PI 上建议逐项可勾选：
- 卖方 / 买方全称与地址（与后续收款账户名称一致）
- PI 编号与日期、有效期（Validity）（原材料或汇率波动后，过期价是否仍有效要写明）
- 品名、规格、数量、单价、总价、币种
- 贸易术语 + 地点（写
FOB Shanghai, Incoterms® 2020，不要只写FOB China） - 付款条款（见下一节；比例、触发条件、天数）
- 交期起算（例如收到定金后多少个工作日）
- 包装、分批、转运是否允许
- 需要时：银行账户信息（与合同一致；变更走书面确认）
美国商务部国际贸易署公开页写明：Incoterms 主要划分卖方买方在运输、保险、单证、清关上的任务、费用与风险；不规定付款方式、付款时点，也不规定货物所有权何时转移。所以 PI / 合同里必须单独写付款节点，不能指望写了一个 FOB 就自动等于「发货前付清」。
三、定金与尾款：把触发条件写成可核对句子
常见 T/T 写法（示例，比例按你们风控改）：
- 定金：
30% T/T deposit within 5 banking days after PI confirmation - 尾款：
70% T/T against copy of B/L（见提单副本）或70% T/T before shipment（装运前）
容易翻车的点：
- 只写
T/T，不写比例与天数。 - 写
before shipment却不定义是「货到港区前」还是「截关前」，也没有延迟后果。 - 定金到账前就开始大批量备货，客户取消时库存砸在自己手里。
- 尾款账户与 PI / 合同不一致，或中途被要求改到私人账户（按诈骗预案处理，书面核实）。
- 用 L/C 时，PI 与后来开来的信用证在品名、金额、装期、单据上不一致，又未在改证前发现。
定金到账后立刻做三件事：截图或下载银行入账水单；在订单表登记「到账日、金额、汇款名」；书面（邮件）确认「定金已收、交期自该日起算」。尾款同理，见提单副本付款的，先发清晰副本与商业发票草稿，再放正本单据（按合同）。
收款若走 Payoneer、银行电汇等，到账摘要怎么对，见Payoneer 收款与提现核对。独立站卡支付还有拒付节点，见独立站拒付。
四、发货后：商业发票与节点闭环
货按约定交出后，用商业发票（Commercial Invoice）做交接与结算说明：品名数量金额、贸易术语、发票号等应与合同 / PI / 装箱单一致（信用证项下还要与信用证不矛盾）。形式发票上的暂定价若与最终成交价不同，报关与收汇以主管机关与银行要求的正式单据为准，不要混用「预估发票」口径而不声明。
请款类 Invoice 的字段（买卖方、税号、支付条款、币种等）可复用海外客户 Invoice 必填项里的清单；PayPal / Stripe 等工具只是出 PDF 与收款入口，贸易术语与定金尾款仍以你们合同文本为准。
节点闭环建议按订单建文件夹，至少留下：询盘往来、确认版 PI（含有效期）、定金与尾款水单、提单或物流底单、商业发票与装箱单、若有合同与报关底单。争议与拒付时，缺的往往是「哪一天谁确认了哪一版条款」。
五、一张总表：从询盘到收款
| 节点 | 你要完成的动作 | 完成标志 |
|---|---|---|
| 询盘 | 要齐规格、数量、目的地、术语、付款意向 | 客户书面回复缺口 |
| 报价 / PI | 写出术语+地点、付款比例与触发、交期起算、有效期 | 客户回签或邮件确认 |
| 定金 | 核对户名金额；书面确认起算日 | 水单 + 确认邮件 |
| 备货发货 | 按确认规格生产；装运前再核尾款条件 | 出货记录 / 提单号 |
| 尾款 | 按「装运前」或「见副本」条件收款 | 水单与发票号对应 |
| 结案 | 商业发票与合同一致；资料归档 | 订单文件夹齐全 |
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风险与说明
- Incoterms 版本与术语地点必须写进合同文本；买卖双方可约定使用 2010 或 2020 等版本，但须标明版本。
- 大额交易、定制货、长交期订单，优先正式销售合同 + 出口信用保险等风控工具（按你所在地与预算选择）。
- 外汇、出口退税、海关归类以中国主管机关与你的报关行 / 会计师意见为准。
- 任何要求改汇私人账户、先付「保证金才能放款」的陌生指示，按诈骗处理。
- 本文不推荐具体收款平台，也不提供费率数字承诺。
